PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian organisasi :

organisasi adalah orang - orang yang usahanya harus di koordinisisasikan tersusun, dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan tergantung bekerja sama atas dasar pembagian kerja, peran dan wewenang serta mempunyai tujuan terntu yang hendak dicapai.

Organisasi mempunyai banyak definisi, karena organisasi dapat dipandang dari berbagai prespektif. tetapi bagaimanapun juga ada semacam kesepakatan pendapatan dalam kayataannya bahwa organisasi pada umumnya dikembangkan sebagai instrumen bagi pencapaian tujuan tertentu dan cenderung muncul dalam situasi dimana orang-orang menyadari manfaaft organisasi sebagai suatu jalan terbaik pelaksanaan kegiatan kolektif.

Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Jenis – jenis komunikasi

• Model Komunikasi Linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran . Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

• Model Interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah  dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

• Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi. Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Pendekatan komunikasi dalam organisasi

• Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

a. Memproses informasi dan lingkungan

b. Mengadakan identifikasi

c. Melakukan intergrasi dengan organisasi lain

d. Menentukan tujuan organisasi

Pendekatan Mikro

Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan

b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok

c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi

d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan

e. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

• Pendekatan individual

Berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

a. Berbicara pada kelompok kerja

b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat

c. Menulis dan mengonsep surat

d. Berdebat untuk suatu usulan

Komponen komunikasi dalam jaringan kerja di organisasi

• Anggota klik/group

Individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut, bahkan dengan cara tidak langsung.

• Penyendiri

Individu-individu yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain.

• Jembatan

Berlaku sebagai penghubung langsung antara dua kelompok dalam organisasi dan jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.

• Penghubung

Orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya organisasi secara efektif yang dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

• Penjaga gawang/Gate keeper

Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut.

• Pemimpin pendapat

Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka yang sangat dipercaya oleh orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

• Kosmopolit

Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal terbitan regional, nasional dan internasional.

Proses komunikasi dalam organisasi

• Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan yang tinggi ke jabatan yang lebih rendah, yaitu:

Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.

Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.

Informasi tentang kinerja pegawai.

Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

• Komunikasi ke atas

komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.

Pentingnya komunikasi ke atas, yaitu:

Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.

Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.

Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.

Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.

Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.

Komunikasi efektif

Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi dan saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan.

Implikasi manajerial

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. apa implikasi manajerial yang muncul dari organisasi tanpa pembatas (borderless Tipe organisasi transnasional/tanpa batas memakai pengaturan yang mengeliminasi atau menghapus halangan geografis artitisial.Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif.Implikasi yang dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara ttersebut.Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan itu berada.

DAFTAR PUSTAKA : 

http://bayuahmadprakoso.blogspot.com/2013/10/ciri-ciri-unsur-dan-teori-organisasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Metode_komunikasi_organisasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://herisllubers.blogspot.com/2013/05/implikasi-manajerial-implikasi.html

http://chalouiss.blogspot.com/2011/12/pengertian-tujuan-bentuk-dan-unsur.html
Prof. Deddy Mulyana, MA, Ph.D, Ilmu Komunikasi “Suatu Pengantar” ( http://books.google.co.id/books/about/Ilmu_komunikasi.html?id=c098AAAACAAJ )